Notizen machen – Taskmanager (1)

Ich habe erst letzte Woche bemerkt, dass ich seit anderthalb Jahren an meiner neuen Schule mit einer Legende zusammenarbeite. Der Legende, von der ich bisher nur im Internet gelesen habe – und ich dachte, ich kenne alles in dem Bereich.

Jemand, der die Prinzipien von GTD und Note Taking und Taskmanagement ganz einfach verbindet, an denen ich seit Jahren verzweifle.

Ich habe jemand im Nachbarbüro sitzen mit einem „Hipster PDA“, das er aber selbst noch mal minimalisiert hat, d.h. Er benutzt keine Klammer – obwohl ich ihm eine geschenkt habe.

Ich will es nicht übertreiben, aber ich finds cool.

Das Hipster PDA https://en.wikipedia.org/wiki/Hipster_PDA hat einen eigenen Wikieintrag und wurde schon 2004 von Merlin Mann auf seiner Website 43Folders https://www.43folders.com/2004/09/03/introducing-the-hipster-pdabeschrieben. Wenn ich es recht verstehe in einer Zeit, in der der Palm PDA sehr verbreitet war. Entsprechend sollte es wohl auch einen Gegenstandpunkt darstellen.

Ich finde es spannend, wenn ich den Kollegen bei Besprechungen mit seinem Bündel Zettel sehe, wie er sie einzeln reviewed (David Allen, GTD!) und dann wegwirft, wenn sie erledigt sind – also virtuell auf meinem Schreibtisch landen 😉 – Spaß. Manchmal tauschen wir Zettel aus.

Und es ist simpel sagt er: Wenn am Ende des Tages keine oder weniger Zettel als am Morgen vorhanden sind, ist es ein guter Tag. An manchen Tagen sieht es anders aus.

Ob er keinen Kalender benutzt, habe ich ihn letzten Freitag gefragt. Seine Antwort: Nein, er schreibt bei den wenigen Zetteln, die eine Deadline haben, dieses Datum mit auf den Zettel und legt sie in Sichtweite.

Ich habe das ganze Wochenende darüber nachgedacht, ob ich einen Kalender brauche, also für mich persönlich. Also sehr ketzerische Frage.

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Als Schulleiter ohne (persönlichen) Kalender und ohne Taskmanager?

Bisheriger Stand meiner Überlegungen:

• Ohne persönlichen Kalender ist schlecht
• Ohne Taskmanager probiere ich mal aus

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Wie mach ich es aktuell?

Ich nutze eine Mischung aus GTD und BuJo (20%-80%) in einem Leuchtturm B5 Composition – also handschriftlich. Das seit dem 01.3.2023 kontinuierlich. Bin beim 5. Notizbuch und seit dem vorletzten auf der Ausgabe mit 249 Seiten.

Das liegt auf dem Schreibtisch und ich trage alles ein, was so kommt: Schülernamen, die auffällig waren, Elterngespräche, die wichtig waren, Telefonnotizen, Vorbereitungen von Gesprächen aller Art. Entwickle Ideen und notiere Stichworte zu KMSen oder Sachen, die ich so höre – ich könnte noch mehr hineinschreiben, aber ich verliere oft den Faden, wenn viel los ist. Ich habe mir mittlerweile angewöhnt, persönlich, private Gedanken in grün hineinzuschreiben, z.B. den Satz: „Ich habe den Scheiß hier auch nicht geschenkt bekommen.“

Ich werde auch immer besser, etwas darin wiederzufinden.

Daneben führe ich einen Outlook Kalender, den ich mit den anderen Schulleitungsmitgliedern und dem Sekretariat teile. Einen privaten natürlich auch.

Dazu kommt (aktuell) Todoist als Verwalter von Tasks. Wobei ich grad wieder in Evernote eingestiegen bin, wo ich auch Aufgaben verwalte, um Todoist auslaufen zu lassen. Aufgabenverwaltung an sich halte ich für das ätzendste und suche weiter nach einer einfachen Lösung.

Das Papierzettelsystem würde ich gern digital umsetzen – als Kanban (Meistertask?) Eine alte Mitschülerin von mir, die mittlerweile seit vielen Jahren als Anwältin im Finanzbereich arbeitet, erklärte mir mal ihr System, das auf einer einfachen Excel-Datei basierte.

Meine Achillesferse ist aber das Reviewing. Ich schreibe viel auf und lege ab und notieren. Aber ich habe keinen festen Punkt, an dem ich das alles durchgehe und ordne – wohin auch ordnen? Da öffnet sich die nächste Baustelle. Es ist besser geworden, aber ich nehme mir noch zu wenig Zeit dafür.

Aber ich habe noch 10-12 Jahre herauszufinden, wie es am besten geht.